Registrierkassen – welche Erfahrungen habt ihr?

Hallo zusammen. Ich wollte mich mal informieren, ob sich jemand mit Registrierkassen hier auskennt. Ich würde die Erfahrungen dann weiterleiten… es geht um Folgendes: Mein Neffe möchte ein kleines Restaurant aufmachen und steht nun vor einigen bürokratischen Dingen, darunter eben auch die Wahl des passenden Kassensystems… soweit ich weiß, braucht es in Deutschland aber keine Registrierkasse – aber ich schätze mal, dass es ja trotzdem irgendeiner Aufzeichnung benötigt und man mit technischen Hilfsmitteln besser durchkommt, als mit Papier und Stift. :-) Was meint ihr? Oder wie sollte man am Anfang am besten vorgehen? Danke schon mal für die Antworten!

Hallo ellelle,
bevor dein Neffe ich einfach irgend eine nette Kasse aussucht, die ihm gefällt, sollte er vor seinem Vorhaben besser mal die Behörden vor Ort kontaktieren, zum Beispiel Ordnungsamt, Rathaus, wer auch immer bei ihm für so was zuständig ist. Soweit ich weiß, müssen manche Geschäfte elektronische Kassen verwenden, die bestimmte Vorgaben erfüllen. Es wäre Geldverschwendung, sich erst mal auf den blauen Dunst hin eine Kasse zu kaufen, um dann bei der ersten Kontrolle festzustellen, dass gleich ein neues Kassensystem fällig ist. Überhaupt ist es ratsam, sich bei den Behörden vor Ort schlau zu machen, was es für Tipps und ggf. sogar Zuschüsse für Existenzgründer gibt.

Ich würde eine Registrierkasse bevorzugen. Ist zwar im ersten Moment teurer, hat aber im laufenden Betrieb deutliche Vorteile.
Guck mal hier, da sind einige Pro/Contra aufgezeigt.

Zudem würde ich ggfs direkt mal eine Gastro-Kasse in Erwägung ziehen, die mit der Küche und den Essensbons verbunden ist (spart einige Rennerei des Servicepersonals und erleichtert auch die Abrechnung einzelner Tische, wenn die zB getrennt zahlen wollen). Findest du auch auf der verlinkten Seite.

Er muss halt überlegen, was es ihm wert ist, zunächst eine größere Investition oder später viel Aufwand.

Kassensysteme gibt es auch mit einem "Minitablett in Größe eines Smartphones", so kann man den "Bon" für die Küche sofort am Tisch "ausfüllen" ...es geht mit einer Personalnummer gleich ins Registrierkassensystem und man muss nicht alles mühsam vom Zettel nochmals in die Kasse tippen.
Bei dem heutigen Mangel an Personal, das auf dem Arbeitsmarkt verfügbar ist, eine echtes Zeiteinsparungspotenzial. ....ggf nach gebrauchten Systemen beim Anbieter fragen - es sind leider in Coronazeiten einige Betriebe auf der Strecke geblieben und deren Equipment ist günstiger zu bekommen.

Das Finanzamt ist übrigens für Kassen"anforderungen" der richtige Ansprechpartner - sie müssen nämlich später das Abrechnungssystem anerkennen.

Apros pos Keine Kasse notwendig --- ungünstiges Gleis, die Finanzämter schätzen ! dann sogenannte fehlerhafte Eingaben und schlagen den Betrag dem Umsatz zu. (Betriebsprüfer Aussage ...2 im familiären Umfeld)

Bearbeitet von Tortenhummelchen am 21.11.2022 20:46:05

Zitat (ellelle, 21.11.2022)

Hallo zusammen. Ich wollte mich mal informieren, ob sich jemand mit Registrierkassen hier auskennt. Ich würde die Erfahrungen dann weiterleiten… es geht um Folgendes: Mein Neffe möchte ein kleines Restaurant aufmachen und steht nun vor einigen bürokratischen Dingen, darunter eben auch die Wahl des passenden Kassensystems… soweit ich weiß, braucht es in Deutschland aber keine Registrierkasse – aber ich schätze mal, dass es ja trotzdem irgendeiner Aufzeichnung benötigt und man mit technischen Hilfsmitteln besser durchkommt, als mit Papier und Stift. :-) Was meint ihr? Oder wie sollte man am Anfang am besten vorgehen? Danke schon mal für die Antworten!

ich glaube kaum, dass das Ausschreiben von Restaurantrechnungen mit Stift und Papier genügen wird.
Zumindest Geschäftsleute brauchen bei Bewirtungen einen gedruckten Beleg, der bestimmte Kriterien enthalten muss, damit er vom Fin-Amt anerkannt wird.

Wegen des Kassensystems würde ich mich mal bei der Dehoga (deutscher Hotel- und Gaststättenverband) erkundigen

Kommt drauf an welche Ansprüche man hat und was man benötigt. Das hängt auch von den Räumlichkeiten ab. Hat man Platz für 20 Gäste, wird wohl nicht jeder Kellner selbstständig am Tisch abkassieren können müssen. Hat man mehr Gäste, ist wohl eine Hauptkassa zu wenig.
Würde da auch gleich eine moderne Registrierkasse nehmen. Eine Freundin hat ein Kassensystem mit Cloud-Lösung. Sie hat nicht nur von überall Zugriff, sie kann die Daten auch gleich zum Finanzamt oder der Steuerberaterin übermitteln. Diese Systeme find auch finanzamtkonform (muss man sich anschauen ob das wirklich alle sind).

Ich würde auch sehr darauf achten, dass die Systeme übersichtlich sind und man einfach mit ihnen arbeiten kann. Gerade in der Gastronomie wechseln ja die Mitarbeiter mitunter sehr schnell bzw. sind vielleicht nur an ein oder zwei Tagen im Lokal. Da will man nicht jedes Mal neben dem Mitarbeiter stehen und ihn lange einarbeiten.

Würde auch mal Infos einholen und mir anschauen an wen ich mich da vor Ort wenden kann. Vielleicht auch mal in anderen Restaurants nachfragen was die haben.

Mein erster Ansprechpartner hierfür wäre das örtliche Finanzamt. Dort kann man erfragen, welche Voraussetzungen vor allem für die Abrechnungen und Ausdrucke von Bewirtungsbelegen gegeben sein müssen.

Mit diesen Informationen würde ich dann in ein Fachgeschäft für solche Kassensysteme gehen und mich dann dort zu den entsprechenden, finanzamtskonformen Modellen beraten lassen. Es gibt sicher auch da Preisunterschiede und die spielen, gerade bei dem Beginn einer Selbständigkeit, eine große Rolle.

Auch wenn es sich bei der Eröffnung des Restaurants um eine kleine Lokalität handeln wird, kann und darf man nicht auf die notwendigen Kassiervorschriften verzichten.

Sogar jeder simple Getränke-, Tabakwaren- und Zeitungs-Kiosk muss heute eine Registrierkasse haben. Das Geld einfach nur so anzunehmen und abends dann den Kassenbericht per Hand schreiben reicht nicht mehr aus für Steuerberater und Finanzamt.

Rechtskonform muss so eine Registrierkasse natürlich auf jeden Fall sein, ohne Zweifel. Aber soweit wir das recherchiert haben, gibt es da durchaus Anbieter, die diese Kriterien erfüllen und auch elektronische Kassensysteme für verschiedene Branchen anbieten. Mein Neffe hat jetzt mal einen Beratungstermin mit ready2order vereinbart und schaut dann, ob das für ihn passen könnte. Auch wenn es in Deutschland tatsächlich aktuell, im Gegensatz zu etlichen anderen europäischen Ländern, noch keine Registrierkassenpflicht gibt.

Zitat

Sogar jeder simple Getränke-, Tabakwaren- und Zeitungs-Kiosk muss heute eine Registrierkasse haben. Das Geld einfach nur so anzunehmen und abends dann den Kassenbericht per Hand schreiben reicht nicht mehr aus für Steuerberater und Finanzamt.

Du lebst dann vermutlich in Österreich oder der Schweiz oder so? In Deutschland kenne ich durchaus ein paar Selbständige, die eine offene Ladenkasse haben und Kassenbuch in Papierform führen. Wenn man das in der richtigen Form macht, geht es schon. Aber es ist halt auch ein Unterschied, ob man nun ein paar Stunden in der Woche Dienstleistungen im Kosmetikbereich erbringt oder ob es um einen Gastronomiebetrieb mit irgendwann mehreren Mitrbeitern geht. Kann man sicher auch händisch machen, aber ich befürchte, dass es da auch sehr viel Durcheinander und menschliches Versagen geben könnte. Deshalb ja meine Fragen bezüglich Registrierkassen und Kassensystemen.

Zitat

Mein erster Ansprechpartner hierfür wäre das örtliche Finanzamt. Dort kann man erfragen, welche Voraussetzungen vor allem für die Abrechnungen und Ausdrucke von Bewirtungsbelegen gegeben sein müssen.

Also da bin ich mal etwas skeptisch. Die vom Finanzamt können einem wohl sagen, welches System konform ist aber ich bezweifle mal, ob di wissen, welches System für wen geeignet ist. Da muss ja jeder mal die Ansprüche wissen und sich auch mit den Kassen auskennen - nicht nur die Belege lesen.

Zitat

Mit diesen Informationen würde ich dann in ein Fachgeschäft für solche Kassensysteme gehen und mich dann dort zu den entsprechenden, finanzamtskonformen Modellen beraten lassen.

Wenn es so ein Fachgeschäft geben würde, würde man sicherlich dorthin gehen. Aber ich habe noch kein Geschäft gesehen, wo sie dir Registrierkassen anbieten und dazu noch alle Anbieter ausgestellt haben. Denke da muss man dann von Anbieter zu Anbieter gehen.
Ich bleibe dabei, eventuell kann man sich ja bei anderen die Systeme ansehen. Soll ja keine lange Eischulung sein, man kann ja fragen ob man mit zufrieden ist und wenn ja warum.

Zitat

In Deutschland kenne ich durchaus ein paar Selbständige, die eine offene Ladenkasse haben und Kassenbuch in Papierform führen. Wenn man das in der richtigen Form macht, geht es schon. Aber es ist halt auch ein Unterschied, ob man nun ein paar Stunden in der Woche Dienstleistungen im Kosmetikbereich erbringt oder ob es um einen Gastronomiebetrieb mit irgendwann mehreren Mitrbeitern geht. Kann man sicher auch händisch machen, aber ich befürchte, dass es da auch sehr viel Durcheinander und menschliches Versagen geben könnte. Deshalb ja meine Fragen bezüglich Registrierkassen und Kassensystemen.

Wenn man daran gewöhnt ist, geht es sicher. Die Frage ist, ob man damit anfangen möchte, wenn es jetzt schon bessere Lösungen gibt. Also Lösungen, die einem Arbeit abnehmen. Ich würde mich da nicht auf eine Methode festlegen, die ich dann wechseln muss/möchte, weil es irgendwann eben nicht mehr geht. Und sei es aus dem erfreulichen Grund, dass die Einnahmen steigen.
Wenn man da von Anfang an startet, nehme ich mir doch gleich die Lösung, mit der ich in der Zukunft sicher bin.

Zitat (EmmaB, 07.12.2022)

Also da bin ich mal etwas skeptisch. Die vom Finanzamt können einem wohl sagen, welches System konform ist aber ich bezweifle mal, ob di wissen, welches System für wen geeignet ist. Da muss ja jeder mal die Ansprüche wissen und sich auch mit den Kassen auskennen - nicht nur die Belege lesen.

Das Finanzamt kann aber sagen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um keine Probleme bei der Steuererklärung zu bekommen. Und nicht mehr oder weniger steht doch hier, oder?

Zitat

Mein erster Ansprechpartner hierfür wäre das örtliche Finanzamt. Dort kann man erfragen, welche Voraussetzungen vor allem für die Abrechnungen und Ausdrucke von Bewirtungsbelegen gegeben sein müssen.

Da ist nicht die Rede von "welches System ist für mich geeignet", sondern was muss gegeben sein, damit es akzeptiert wird.

EmmaB, hmm das stimmt, und ich weiß auch nicht, ob das Finanzamt wirklich so nett ist und einem das passende System vorschlägt ;-) Also erfahrungsgemäß sind die bei Anrufen eher schlecht gelaunt hihi
Man muss halt auch bedenken, dass man früher oder später irgendwen einschulen muss bzw. sich jemand weiterer mit dem Kassensystem auskennen muss… also da ist es schon praktisch, wenn es intuitiv ist bzw. leicht erlernbar ist.
Aber ja, es ist immer gut, wenn man sich im Vorhinein überlegt, was man in Zukunft machen will und nutzen will – dann erspart man sich für später schon viel Arbeit.

@ ellelle: lass dich beim Finanzamt erstmal in die Betriebsprüfung durchstellen ...die "allgemeinen" Finanzbeamten sind mit der Frage meist überfordert

bezüglich "Gebrauchsanweisung", bei einem Kassensystem, dass meist von spezialisierten Firmen angeboten wird, ist automatisch eine Mitarbeiter (und Eigentümer) Schulung dabei.

(weiß ich von meinem Bruder, der viele Jahre Systemadministrator bei 2 verschiedenen Firmen für Kassensysteme ...auch bargeldlose "USB-Stick"-artige für Kantinen) war.

Mit "finanzamtkonform" bewerben ja die Anbieter ihre Systeme. Bei ready2order kann man nachlesen: "Immer 100 % finanzamtkonform: Wir bauen Systeme, die funktionieren und dank automatischer Updates immer rechtssicher arbeiten."

Finanzamtkonform ist ja jetzt kein Werbegag a lá nachhaltig, das muss ja stimmen sonst darf man es nicht bewerben bzw. würde es dann ja massive Kritik geben, wenn es nicht der Fall ist.
Also Ausschau halten, ob die Anbieter finanzamtkonform sind.

Danke euch nochmal für die hilfreichen Antworten. Ich habe mal bei meinem Neffen während der Weihnachtstage nachgefragt und er war erstaunt, wie gut ich informiert war. :-)
Tortenhummelchen, eine Schulung, die schon inkludiert ist, ist natürlich super! Ich frage mich nur, wie das ist, wenn man dann selbst neue Leute bekommt und ob man die dann selbst einschulen kann… ich schätze aber mal, dass es da ohnehin viel online zu finden gibt und man sich so auch selbst „schulen“ kann, oder?
EmmaB, schon klar, dass da das drinnen sein muss, was draufsteht – wäre ja auch schön, wenn das überall so wäre! :-) Aber wie du sagst, bei solchen Registrierkassen kann und muss man sich drauf verlassen, dass das stimmt. Am besten sucht man sich, wie gesagt, ein schon etabliertes System, auf das man setzen kann – dann ist man auf der sicheren Seite.

Zitat (ellelle, 30.12.2022)

EmmaB, schon klar, dass da das drinnen sein muss, was draufsteht – wäre ja auch schön, wenn das überall so wäre! :-) Aber wie du sagst, bei solchen Registrierkassen kann und muss man sich drauf verlassen, dass das stimmt. Am besten sucht man sich, wie gesagt, ein schon etabliertes System, auf das man setzen kann – dann ist man auf der sicheren Seite.

Wenn das System jetzt auch zu einem passt schon. Würde jedenfalls danach gehen, ob es passt oder nicht und nicht in erster Linie nach dem Anbieter. Sicher ist das auch wichtig, ob es da dann Hilfestellungen gibt oder man jemand vom Service erreicht. Aber man hat ja dann jeden Tag damit zu tun und die Ausnahmesituationen werden sich in Grenzen halten. Ich würde jetzt nicht als aus der Entscheidung ausschließen, was hinter dem täglichen Gebrauch steht, aber der ist schon entscheidend.

Naja, passendes System schön und gut. Aber es reicht ja absolut nicht, dass es nur jetzt passt. Bei einem etablierten Anbieter kann man halt, denke ich, auch eher darauf vertrauen, dass die Software jetzt im Moment aktuell und rechtskonform ist, sondern auch zukünftige Änderungen umgesetzt werden, so dass man sich auch da als Unternehmer nicht um diesen Punkt kümmern muss. Bei ready2order, was mein Neffe dann bei der Eröffnung seines Restaurants testen möchte, ist es wohl so, dass die Kassen nicht nur TSE konform sind, sondern auch regelmäßig mit Updates versorgt werden. Weil, auch wenn es in Deutschland bislang keine Registrierkassenpflicht gibt, müssen Registrierkassen und Kassensysteme inzwischen doch bestimmten Anforderungen genügen, um eingesetzt werden zu dürfen. Diese Seite muss also schon auch passen.

Wie das die Unternehmen dann handhaben weiß ich nicht. Es kann natürlich schon sein, dass bei weiteren Entwicklungen immer ein paar Unternehmen auf der Strecke bleiben. Ich sehe jetzt eine geringere Gefahr für das Szenario bei Unternehmen, die es schon länger am Markt gibt. Die haben ja schon die ein oder andere Anpassung hinter sich. Ich denke ich würde mir da jetzt auch nicht das Start-Up Unternehmen suchen, das erst seit einigen Wochen verfügbar ist. Schon alleine deshalb, weil man dann ja wenige Erfahrungen mit dem Umgang dieses System einholen kann. Ich würde in dem Bereich sehr viel auf Erfahrungen bei anderen Unternehmen setzen. Wie sind die damit zufrieden? Was loben die an dem System?
Das scheint ja auch kein Unternehmen zu sein, dass es erst seit kurzer Zeit gibt. Von daher würde ich es zumindest auf meine Liste setzen und genauer ansehen.

Ich denke auch, dass man auf einen der etablierten Anbieter setzen sollte und nicht auf irgendwen, der meint selbst mal schnell irgendeine Lösung zusammenprogrammieren zu können. Eben wegen der Gesetzeskonformität und Zertifizierungen. Das mit dem genauer Ansehen wird auf jeden Fall in Angriff genommen, genauso wie die Einholung von Informationen bei den relevanten Stellen. Danke euch für eure Empfehlungen und Denkanstöße!