einfache Aufbewahrung von kleineren Belegen: einfach und schnell

Hallo...

zur Aufbewahrung von kleineren Belegen u.a. für die Steuererklärung, nach Urlauben usw. habe ich eben eine supereinfache Möglichkeit entdeckt und muss sie natürlich sofort allen mitteile ;-)

Also....man nehme eine handelsübliche Prospekthülle, die oben offen ist und eine Unzahl an Löchern am linken Rand hat und lege die Zettelchen und Belegen hinein.
Dann wird das obere Drittel umgeschlagen nach unten, sodass die Hülle "verschlossen" ist und nichts rausrutschen kann, und heftet das Ganze in den entsprechenden Ordner.

So kann man jederzeti an die Belege, ohne jedesmal einen Klebestreifen ab- und wieder dranzumachen oder die Belege erst auf ein Blatt aufzukleben und dieses dann abzuheften.

Einfach, schnell und zeitsparend, finde ich...

nette Grüße
nettchen

PS....habe zwei Fotos davon...kann sie aber leider nicht einfügen...

Ich habe für solche Sachen eine Prospekthülle, welche von der Seite bestückt wird und die bereits einen überlappenden "Verschluss" hat (weiß nicht, wie ich das anders beschreiben soll )

Ich habe dafür einen Schuhkarton, in den solche belege wandern.

Die Steinzeit ist vorbei....

Abfotografieren oder einscannen. Irgendwann alles auf eine CD brennen.

Zitat (labens, 16.07.2013)

Die Steinzeit ist vorbei.... Abfotografieren oder einscannen. Irgendwann alles auf eine CD brennen.

Und vorher noch mindestens eine Externe (Festplatte) kaufen? Da finde ich nettchens Vorschlag für mich am unkompliziertesten! Aber warum schreibst du das nicht in die Tipps, nettchen?



Bearbeitet von Blattlaus am 16.07.2013 23:41:57

Die Datei hat meist eine Grösse von max. 100 Kb.

Mit einer Speicherkarte von 32 Gb mache ich mit 16 Megapixelfotos 11.000 Fotos.

Dateien kannst Du ganz einfach mit Der grandiose Bildverkleinerer minimalisieren.

Und glaub mir, eine externe Festplatte brauchst für 10 000 Fotos bestimmt nicht.

Kannst Dir zum abspeichern auch einen USB-Stick nehmen, dort gehen auch tausende von Fotos drauf.

zum besseren Verständnis sind:

1000 KB = 1 MB
1000 MB = 1 GB
--> 1000000 KB = 1 GB

1 CD mit 700 MB kostet 5 Cents
1 DVD mit 4,7 GB kostet 18 Cents

Edit:
Den Tipp gibt es schon bei FM
nämlich hier

Bearbeitet von labens am 17.07.2013 00:01:39

Gebe Labens voll recht, da ich es auch schon recht lange so mache. Spart Unmengen von Platz, Papierkram und ist immer wieder abrufbar.

Inzwischen speichere ich auch so als Back-up all meine heruntergeladene Musik, Fotos und wichtige Unterlagen, bzw. auf USB Sticks. Hat auch den Vorteil das all diese Informationen extrem leicht sind zu transportieren wenn die Situation es so verlangt, anstatt dicke Umschläge und Mappen mit sich herum zu schleppen.

Ist vielleicht nicht die preiswerteste Option, aber immerhin unschlagbar effizient und praktisch. Wie manche schon sagten, die Idee mit dem Abheften in einem Ordner gehöhrt in die Steinzeit.

USB-Stick, CD oder DVD können auch mal kaputt gehen. Oder der PC streikt. Was dann?

Man, wer eben viel mit dem PC macht, für den ist es so sicherlich richtig. DA bei uns mein Mann den Papierkram macht - ich habe es 30 Jahre getan - und der mit dem PC nicht soviel Erfahrung hat, habe ich ihm diesen Tipp nähergebracht, und siehe da... Der MAnn ist begeistert!
Eine gute tat.. Vielen Dank

Papierkram kann auch mit der Zeit verblassen und vergilben wenn das Wichtige nicht gerade unter anderem Kram verschütt geht.

Nicht zu vergessen. Die wirklich wichtigen Informationen die auf USB Stick gespeichert sind liegen bei mir entweder im Schließfach der Bank oder im Hauseigenem sodaß nicht einmal ein Hausbrand diesen Daten an den Kragen kann.

Alles Andere wird so lange auf einem USB Stick gespeichert bis es nicht mehr wichtig ist. Wie gesagt, erspart Unmengen an Platz und Papierkram und ... was wäre wenn ... ist eine Frage mit der ich mich schon sehr lange nicht mehr befasse egal auf welchem Gebiet.

Ich bevorzuge wie bei meinem früheren Arbeitgeber die Loseblattablage.

1 Kleine DinA4 Kiste. Da kommen alle Rechnungen hinein. In Pastikhüllen habe ich meine bevorzugten Lieferanten abgelegt. Also sind in einer Plastikhülle alle Rechnungen von z. B. Media M, Pearl, Medion usw.

Zusätzlich wird alles eingescannt und in einem Verzeichnis des PCs abgespeichert.

Immer wieder brenne ich die kleinen Dateiien auf eine CD.

Nach 3 Jahren werden die Papierrechnungen aussortiert und vernichtet.

Wichtiges Mobilar oder Geräte, deren Rechnungen gehen in einen Ordner.

Deshalb: Ich hatte letztes Jahr einen Brandschaden. Die 30 Jahre alte nach Mass gefertigte Palisanderschrankwand war angebrannt. Ohne Rechnung wäre der Schrank falsch geschätzt worden. Durch das, weshalb ich die Rechnungen aufbewahrte, wurde der Schrank ganz anders geschätzt.

Beispiel: Kaufpreis 5.500 DM. Wiederbeschaffung 2012 nicht möglich, da Tropenholz nicht mehr verkauft werden kann.
Eine Reparatur hätte 12.000 € gekostet. Ohne Reparatur bekam ich 6.500 €.

Fazit.
Ich habe den Schrank umgebaut, die angesenten Türen abgemacht.

Die 6.500 € bewahre ich für meine Urlaube auf.
Na ja, und da mein Pc auch angesengt war, bekam ich von dem leider nur die Hälfte, aber immerhin 350 €.

Somit, wichtig ist immer auf verschiedenen Arten die Belege aufzubewahren.

Hätte ich jedoch den Tipp von @Nettchen befolgt, wären möglicherweise alle Papierrechnungen verbrannt gewesen. Deswegen war das mehrfache kopieren und sichern der Rechnungen der bessere Weg.

Labens

@viertelvorsieben:
Wenn der Datenträger kaputt geht, habe ich die Dateien noch auf der Festplatte des PCs, da die Dateien so wie kein Platz weg nehmen.
Ansonsten, dann muss ich in der Kiste kramen. Im PC finde ich die Rechnung jedoch schneller.

Bearbeitet von labens am 21.07.2013 18:35:39

Also, wenn man jetzt alle "Wenns" zuende spinnen wollte, so wären bei einem Brand aber auch USB-Sticks und der PC nur noch ein Klumpen...
Aber wie gesagt: Das wäre dann das Ende der Fahnenstange von "ja aber, wenn..."
LG

Falsch, die anderen Datenträger werden an unterschiedlichen Orten (Wohn-Schlafzimmner) aufbewahrt. Wer ist soooo blöd und bewahrt alles zusammen auf.
Und der PC war zwar angebrannt. Festplatte und DVD Brenner waren nicht verbrannt.

Aber sag mal, sachlich ist Dein Posting nicht.

Zitat (viertelvorsieben, 18.07.2013)

USB-Stick, CD oder DVD können auch mal kaputt gehen. Oder der PC streikt. Was dann?

Alles zusammen auf einmal?
Dann ist die Welt unter gegangen. Dann interessieren uns die Belege nicht mehr.....

Wenn man nur eingescannte oder kopierte Belege hat - werden die denn auch anerkannt? - Denn das kann man ja manipulieren. Braucht es nicht die Originale, wenn man so was wie diesen Schrank belegen muss? Ja, ich weiß, jene Quittungen auf Thermalpapier können verblassen,aber dann kann man die doch an eine papierne Kopie anheften.

Insofern ist die "Steinzeitmethode" immer noch aktuell.

Das papierlose Büro hat sich ja nicht durchsetzen können.

Vor etwa 25 Jahren hatte ein kommunales, sehr großes Seniorenzentrum alle, aber auch alle Angaben die sonst aufwändig in ordnern in Aktenschränken aufbewahrt wurden, digitalisiert - aber keine Kopie oder sonstiges Backup gemacht. Es kam wie es kommen musste: Die Festplatte ging nach ein paar Jahren kaputt -und es entstand ein totales Chaos. Sie haben Monate gebraucht um wieder eine einigermaßen funktionierende Verwaltungsgrundlage zu erstellen und alles aktuelle zu erfassen und belegen.



labens, muss deine nette Grabinschrift nicht lauten: Hier ruhen meine Gebeine? - so kenne ich es jedenfalls.

Hallo an alle, die Methode mit der umgeschlagenen Klarsichtfolie im Ordner praktiziere ich schon seit der Erfindung derselbigen,
...ein Briefumschlag für kleine und/oder faltbare Belege tut´s auch...
Das Scannen und Hin- und Herkopieren der erfassten Belege wäre mir zu zeitaufwendig.